La gestión de visitantes debe proporcionar características que van más allá del control de acceso

* Por Gustavo Gassmann - Director de Ventas de HID Global en Brasil

Mantener el control de los ingresos a las empresas o a las unidades residenciales es de suma importancia para garantizar la seguridad de empleados y residentes. Infortunadamente, hoy en día la gestión de visitantes en Latinoamérica continúa siendo un problema para la mayoría de las empresas debido a que las plataformas disponibles no ofrecen características prácticas y realmente seguras. Los sistemas más utilizados resultan ineficientes, dado que presentan fallas tales como la imposibilidad de mantener los registros históricos de las personas que ingresan, la falta de funciones específicas para atender el movimiento de visitantes, y la integración de los sistemas con el control de acceso, lo que impide el proceso eficaz de registro e identificación. Por otra parte, las organizaciones carecen de conocimiento y experiencia en la búsqueda de soluciones para resolver el problema de los ingresos de sus visitantes.

Contrario a lo que se piensa, el sistema de control de acceso no satisface por sí sólo todas las necesidades específicas de la gestión de visitantes, debido a que los procesos son diferentes. La forma ideal para resolver este problema es adquirir un software que se integre con el sistema de control de acceso. Así, dicho software puede satisfacer necesidades específicas como la captura automática de datos de los documentos y tarjetas de visita por OCR, escaneo y lectura USB para identificación rápida y agilización de los procedimientos de registro, lo que aumenta la seguridad.

Un software de gestión de visitantes debe tener, entre otras, las siguientes características:

• Para la recepción, aplicaciones separadas: una para gestión de visitantes y otra para el control de acceso (incluyendo las bases de datos), lo que garantiza rapidez en la actualización de la información y también la seguridad de la misma.

• Sistema intuitivo y de fácil operación, así, las operaciones pueden llevarse a cabo de forma ininterrumpida.

• Posibilidad de ser ejecutado cuando no hay conexión a Internet.

• Almacenamiento automático de los datos del visitante una vez que se le entrega su tarjeta. Esta tarjeta podrá ser utilizada nuevamente por otra persona.

• Función "Check-in móvil", que es el envío de correo electrónico con el código para una rápida identificación del visitante vía celular.

Está claro que el uso de los sistemas de gestión de visitantes es vital para optimizar la seguridad y por ello es necesario utilizar una solución segura, como EasyLobby® de HID Global, el cual permite a las organizaciones o unidades residenciales automatizar el proceso completo de inscripción de invitados, impresión de distintivos y obtención de información detallada en cuestión de segundos mediante el simple escaneo de una identificación (como un permiso de conducir, una tarjeta de negocios o un pasaporte).  Ésta es una solución es flexible, personalizable y con gran funcionalidad que se ajusta a las necesidades de organizaciones pequeñas y corporativas con diversos procesos de gestión de visitantes y exigencias normativas.

En resumen, la gestión de visitantes requiere características específicas para mejorar el flujo de personas, optimizar los procesos y mejorar la seguridad. Actualmente existen diferentes opciones de software de gestión de visitantes con integración efectiva homologada por los fabricantes de control de acceso, lo que permite ejecutar la aplicación de manera exitosa y práctica.

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