 Caso de éxito realizado en la Universidad de Texas en Arlington en el que se utilizó la tecnología Genetec Clearence para simplificar las investigaciones de la policía del campus.
Desafío empresarial
Ofrecer un campus seguro y dinámico es clave para preparar a los líderes de la generación de relevo. Es por ello que la Universidad de Texas en Arlington (UTA, por sus siglas en inglés) maneja cada incidente en su campus de 420 acres lo más rápido posible. La policía del campus sabe que cuando los casos se cierran más rápido, los más de 40.000 estudiantes, los docentes y el personal se mantienen enfocados en lo más importante: lograr la excelencia académica.
Los numerosos pasos para manejar la evidencia digital
Administrar y compartir evidencias digitales consume mucho tiempo. Cuando ocurre un incidente en la UTA, los detalles del caso se agregan al Sistema de Administración de Registros (RMS, por sus siglas en inglés). Luego, el investigador asignado debe crear una carpeta de archivos con el número de caso y puede comenzar a compilar las evidencias digitales.
Conozca más sobre la tecnología de Genetec Clearence.
Anteriormente, se trataba de un proceso paso a paso. El investigador descargaba las grabaciones de los sistemas de videovigilancia y de las cámaras en los vehículos. También recopilaba imágenes de los teléfonos inteligentes de los estudiantes, capturas de pantalla de las plataformas de redes sociales y grabaciones de audio o video externos guardados en unidades USB. Cada archivo se cargaba entonces en la carpeta.
Cuando el Fiscal del Distrito o la Oficina de Registros Públicos solicitaban evidencias, el investigador convertía los archivos a los formatos requeridos y los cargaba a sitios compartidos seguros. Para mantener una cadena de custodia adecuada, solo el investigador asignado administraba las tareas de principio a fin.
Acumular todas estas evidencias en última instancia condujo a problemas de almacenamiento. La Universidad administraba de manera eficiente los sistemas de videovigilancia y detección de intrusiones dentro de la plataforma Genetec Security Center, y tenía planes para seguir agregando más cámaras.
Max Kidd, Director Asociado de Tecnología del Departamento de Policía de UTA, lo explicó: "En algunos casos, guardamos las evidencias de manera indefinida. Con el tiempo, esas evidencias se acumulan y la necesidad de más almacenamiento se vuelve cada vez más difícil de administrar y costear".
Fue una decisión fácil: UTA estaba preparada para probar Genetec Clearance™, la administración colaborativa de investigaciones. La solución basada en la nube les podría ahorrar tiempo a los investigadores al permitir la colaboración y reducir el almacenamiento en el local para las evidencias almacenadas a largo plazo.
Menos gasto de tiempo al administrar las evidencias digitales
Hoy por hoy, Genetec Clearance está haciendo lo que prometió: ayudar a UTA a simplificar la administración de evidencias e investigaciones. Según Kidd: “Nuestro personal se ahorra un 25 % del tiempo en el manejo de la evidencia y eso los libera de cargas para que puedan realizar otras tareas durante las investigaciones.”
Los guardias de seguridad de la universidad y los policías ahora pueden ayudar a los investigadores a recopilar evidencias. Buscan grabaciones de video en la plataforma de Security Center y las agregan rápidamente al archivo del caso en el nuevo sistema. Se asignan privilegios específicos a varios usuarios, de modo que los investigadores principales retengan el control. El sistema también proporciona registros de auditoría, lo que garantiza que se mantenga la cadena de custodia adecuada.
“Nos agrada contar con la opción de otorgar a ciertas personas derechos de “solo lectura” o establecer permisos de usuario. También es mucho más fácil rastrear quién está viendo, descargando o editando evidencias. Si alguna vez lo necesitamos, el registro detallado resulta visible en el archivo del caso”, dijo Kidd.
La conversión de formato de archivo automático de la solución ayuda a UTA a ahorrar aún más tiempo. “Las agencias externas a menudo quieren que carguemos evidencias a sitios externos en un formato específico. Genetec Clearance convierte automáticamente ahora estos archivos para nosotros, lo que hace que todas las versiones sean fácilmente accesibles y rastreables en el archivo del caso”, explicó Kidd.
Evidencia que es segura y fácil de encontrar
La búsqueda de las evidencias almacenadas también se ha simplificado. Todos los casos pueden etiquetarse con palabras clave. Esto puede incluir palabras que describan la naturaleza del caso como "robo", "CBED (Conduciendo bajo los Efectos de las Drogas)" o cualquier etiqueta relevante como "camisa azul" o "biblioteca". Estas palabras clave ayudan a los oficiales a localizar rápidamente los archivos sin tener que recordar el número del caso.
Saber que el sistema de administración de casos basado en la nube es seguro brinda una tranquilidad adicional. Según Kidd, “Genetec Clearance mantiene la evidencia ordenada. La evidencia no está atada al almacenamiento de archivos de todo nuestro departamento, por lo que hay menos preocupaciones de corrupción de archivos o ransomware”.
Avanzar hacia el futuro con Genetec Clearance
Después de obtener muchos beneficios, UTA ahora está lista para la transición completa a Genetec Clearance. Con esta acción, esperan liberar aproximadamente el 75% de su capacidad de almacenamiento total, que actualmente se asigna a los archivos de largo plazo. En el futuro, el personal quiere integrar más sistemas con Genetec Clearance y facilitar la colaboración con agencias externas para ahorrar aún más tiempo.
“Genetec Clearance es una solución de administración de investigaciones que evoluciona constantemente para hacer que los procesos sean más eficientes y nuestras tareas más fáciles. Y pronto, ya no tendremos que micro administrar el almacenamiento. Esto quiere decir que nuestro personal puede concentrarse en lo que realmente importa: crear un campus seguro y dinámico en UTA,” concluyó Kidd.
“Genetec Clearance es una solución de administración de investigaciones que evoluciona constantemente para hacer que los procesos sean más eficientes y nuestras tareas más fáciles. Y pronto, ya no tendremos que micro administrar el almacenamiento. Esto quiere decir que nuestro personal puede concentrarse en lo que más importa: crear un campus seguro y dinámico en UTA”.
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