Imagine que son las 8 de la mañana y que usted tiene una reunión que debe empezar en menos de diez minutos. Al llegar a su oficina y tratar de pasar el gafete por el lector, pero las especificaciones técnicas del gafete lo hacen difícil de procesar y -en razón a esto- el ingreso no es autorizado; esto conlleva a que se deba hacer un trámite adicional en el área de seguridad... Tal parece que usted no llegará a tiempo a la reunión.

Piense también en su compañero que lleva más de 20 años en la empresa y que no ha renovado su credencial institucional jamás. La foto borrosa, el nombre casi ilegible, en fin, es una tarjeta que no puede ser leída fácilmente por el personal de seguridad. Cada vez que su colega quiere acceder a una sala de reuniones o utilizar su credencial corporativa para algo en particular, siempre tiene que hacer un trámite adicional porque nadie puede garantizar que él sea la persona que aparece en el documento.

¿Sabe cuánto tiempo y dinero se pierde por situaciones como las anteriores? Si su respuesta es sí, lo invitamos a que avance en la lectura de este texto que le permitirá planear efectiva y eficientemente el diseño de los gafetes de identificación empresarial que usted necesita. No olvide que estos no son simples documentos que únicamente incluyen una foto y algunos datos del portador.

A continuación enumeramos los pasos a seguir para que estas credenciales corporativas sean lo que su empresa necesita.

Descargue la “Guía paso a paso para crear tarjetas de identificación dinámicas” La guía incluye ejemplos de tarjetas para distintos usos.

Paso 1: Comencemos por lo básico

El camino por diseñar y emitir la identificación ideal comienza por definir los parámetros respectivos y esto parte de tener claridad sobre los objetivos del programa de tarjetas de autenticación de la empresa, el cual tiene gran incidencia sobre los parámetros de diseño de estas credenciales.

Si bien es cierto que estos gafetes deben ser visualmente muy atractivos, no puede dejarse de lado que deben cumplir funciones muy importantes y específicas tales como mejorar la seguridad física y lógica, incrementar la productividad y la eficiencia, disminuir la vulnerabilidad ante una posible falsificación y ser un reflejo claro y contundente de la propia organización.

En esta etapa inicial también es fundamental contar con el apoyo de expertos en sistemas de identificación, quienes están plenamente calificados para ayudar al usuario final en la definición y alcance de sus objetivos.

Asimismo, es necesario plantearse preguntas como:

• ¿Cuántos empleados tiene la organización?
• ¿Cada uno de estos usuarios tendrá un diseño de tarjeta diferente?
• ¿Cuántas áreas de la empresa accederán a los gafetes?
• ¿Cada uno de estos departamentos requiere diferentes niveles de autenticación?
• ¿Es necesario que nuestra credencial corporativa cumpla algún tipo de reglamentación gubernamental?
• ¿Cómo realizaremos la verificación de la identidad de cada usuario?

Paso 2: Diseño atractivo, sin descuidar la seguridad

Luego de tener claros los objetivos y parámetros que deben cumplir este tipo de credenciales, es necesario considerar que el diseño de gafetes de identificación empresarial debe pensarse cuidadosamente para reducir la posibilidad de que estos documentos sean falsificados.

Así las cosas, uno de los primeros factores a considerar es la incorporación de elementos holográficos de seguridad que no sean tan fáciles de falsificar, pero que puedan validarse sin complicaciones. Estos dispositivos están disponibles en todos los presupuestos y con diversos niveles de complejidad (sobrelaminados holográficos, sellos o marcas de agua).

Recuerde que tener una tarjeta blanca con una foto a color ya no es suficiente y menos si se considera que cualquier persona puede crear un gafete institucional que parezca auténtico.

Paso 3: ¿Qué tecnologías queremos incluir en los gafetes?

Habiendo definido los elementos de seguridad y otras especificaciones de las tarjetas de autenticación, es necesario pensar en las tecnologías que se incorporarán en estos documentos, ya que esto incidirá significativamente en su diseño y en la selección del modelo de la impresora que se empleará para su emisión.

Sin importar si se trata de códigos de barras, antenas de proximidad o bandas magnéticas, es importante considerar estas tecnologías porque pueden dificultar las superficies y la impresión de los gafetes.

No podemos olvidar que el diseño de las tarjetas debe cumplir tres factores básicos: funcionalidad, seguridad y gráficos. Por eso reiteramos la importancia de tener el respaldo de expertos (integradores y personal de seguridad) para que estos dispositivos de autenticación.

Paso 4: La orientación de las credenciales corporativas no es un detalle menor

Otro de los elementos a considerar -por sencillo que parezca- es la orientación de los gafetes (vertical u horizontal). Al respecto no hay una única respuesta correcta, por eso cuando se estén ubicando los elementos gráficos y tecnológicos de las tarjetas, es necesario considerar:

• Forma de exhibición del gafete para validación y el mecanismo que se empleará para esto (lectura / escaneo).
• Ubicación de la parte electrónica de la tarjeta.
• Necesidad de perforación para portar la credencial corporativa.
• Información crítica que deba ir en el documento y que pueda borrarse por el desgaste de éste.

Paso 5: Los gráficos y la tipografía también hablan de su empresa

En este punto es necesario resaltar que las credenciales de identificación no son sólo dispositivos de seguridad, sino que además son una extensión de la imagen y la marca de la organización; lo anterior significa que estos documentos reivindican el mensaje que quiere difundir la compañía y sus empleados, por lo que una tarjeta de identificación que tenga el diseño correcto será de gran ayuda para que el programa de credenciales corporativas sea efectivo.

Por eso, dentro del diseño de gafetes de identificación empresarial se debe considerar que seleccionar una fuente adecuada permitirá que los datos impresos en la tarjeta sean legibles. También se sugiere el uso de colores brillantes, puesto que los tonos oscuros o pasteles pueden reducir la posibilidad de leer los datos del portador.

Paso 6: Seleccionando la impresora adecuada

Si se tiene en cuenta entonces no sólo la relevancia que tienen estas credenciales y el tiempo y otros recursos que se han invertido en su diseño, el paso a seguir es seleccionar la impresora o codificadora correcta para la emisión de estas tarjetas, toda vez que estos equipos harán realidad lo que se tiene planteado.

Consideremos entonces que si el gafete incluye tecnología de banda magnética o no incorporará ningún tipo de tecnología electrónica, sería necesario pensar en usar un sistema tradicional de impresión directa a la tarjeta (DTC®). Ahora bien, si las credenciales tendrán electrónica integrada o se requiere que la calidad de la imagen sea muy superior, sería necesario optar por la tecnología High Definition Printing TM (HDP®).

Dependiendo del modelo a utilizar, las impresoras de alta definición pueden contar con cabezales de impresión de 300 o 600 dpi. La recomendación es optar por la de 600 dpi para que la calidad del texto y de la imagen sea elevada. En caso de que se tome esta alternativa, detalles como textos, códigos de barras, caracteres complejos y los colores tienen una máxima definición y pueden leerse con facilidad.

Como puede observarse, sin importar cuál sea el diseño de gafetes de identificación empresarial que se requiere, existen diversas opciones de impresión y módulos de codificación y laminación, que cumplen con las necesidades de los usuarios.

Paso 7: ¿Lista la emisión? Ahora, ¡A probar!

Todos los detalles se han evaluado detenidamente y ya tenemos nuestro gafete en la mano. Llega entonces el momento de probar la calidad de la impresión y la funcionalidad de las credenciales.

Esta fase es fundamental porque el éxito del proyecto de carnetización depende de la correcta realización de evaluaciones previas a la entrada en operación en pleno; esta será la única manera de detectar cualquier problema y tomar las medidas necesarias para resolverlos y no perder tiempo con dificultades posteriores.

Durante este proceso evaluativo es importante considerar aspectos como:

• ¿La calidad de la imagen es consistente?
• ¿Es posible leer con claridad los datos de la tarjeta, en todos los puntos de control?
• Para los casos en los que las credenciales se utilicen para supervisar actividades, ¿Estos datos se transmiten con precisión a sus respectivos sistemas?

Teniendo esta evaluación aprobada, siéntase tranquilo de poner en funcionamiento estos documentos de identificación.