Por Edson Yano, Gerente de Ventas de la unidad IDT de HID Global para América Latina

Cada día miles de personas entran y salen a edificios de oficinas de gran altura y es indispensable proteger a cada uno de esos usuarios. Tres de los mayores desafíos a los que es necesario hacer frente para lograr este objetivo son gestionar las rondas de vigilancia, asegurarse de que todos los equipos de protección contra incendios cumplan con la reglamentación de inspección y mantenimiento, y optimizar la planificación de los espacios, así como la utilización general del edificio. En ese sentido, las identidades confiables pueden emplearse para automatizar y mejorar cada uno de estos procesos.

La gestión de las rondas de seguridad tiene que ver con tres elementos: es necesario hacer seguimiento de las llaves, los guardias deben visitar todos sus puntos de control de la manera más eficiente posible y debe haber un proceso para auditar las horas facturables de los contratistas. Es posible emplear una alternativa de identificación que combine etiquetas confiables con tecnología NFC (comunicación de campo cercano) y un sistema de autenticación en la nube para automatizar cada uno de estos procesos, integrando así, en una solución única, los servicios de gestión de llaves, las rondas de seguridad y los contratistas. El sistema resultante permite realizar con seguridad una prueba de presencia con autenticación de forma ágil, a la vez que brinda información más precisa y aprovechable en tiempo real. También se puede implementar utilizando la infraestructura informática existente de una organización junto con teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos móviles convencionales con tecnología NFC. 

Para implementar una solución automatizada de gestión de llaves, las organizaciones pueden usar etiquetas NFC confiables con el fin de equipar las llaves con identificaciones únicas. La forma en que funciona el sistema es sencilla: para prestar una llave física, el usuario primero da un toque sobre una tableta u otro dispositivo móvil con la etiqueta NFC confiable e ingresa una identificación autorizada; luego, una notificación sobre cuándo debe devolver la llave es enviada al usuario y éste vuelve a dar un toque sobre la tableta para devolverla. La gestión automatizada de llaves reduce de forma significativa el tiempo y los recursos que se emplean en gestionar y reemplazar llaves perdidas o robadas. Las organizaciones pueden dar cuenta de la ubicación de cada llave en tiempo real y tienen acceso al historial de las actividades de préstamo y devolución para que puedan comprender mejor cuáles son las llaves con mayor demanda.

Rondas de vigilancia conectadas y gestión de contratistas

Para gestionar las rondas y los recorridos de vigilancia, se deben colocar varios formatos de etiquetas en cada punto de control de las rondas en todo el edificio. Se pueden emplear etiquetas de servicio de alta resistencia para designar puntos de control en exteriores. A partir de ese momento, los guardias solo tienen que dar un toque con su teléfono de tecnología NFC en cada punto de control que visitan.  El sistema identifica cada punto de control según el nombre y automáticamente carga la información de la fecha y la hora, y actualiza las bases de datos en tiempo real, proporcionando evidencia digital de que se realizó una ronda de seguridad en un lugar y en un momento determinado. Es posible activar alertas en caso de que transcurra demasiado tiempo entre un punto de control y otro. Si un guardia encuentra un incidente, puede usar el teléfono inteligente para generar un informe detallado, incluyendo evidencia fotográfica o en video y, de ser necesario, para transmitir la actividad a un superior, de acuerdo con el protocolo. Saber dar un simple toque es la única capacitación necesaria para garantizar la implementación efectiva del sistema. 

La gestión automatizada de las rondas de vigilancia permite a los guardias entregar informes más puntuales y detallados, a la vez que reduce el tiempo que tomar cada ronda. Los responsables de la planta física de las compañías que actualmente están usando estos sistemas también destacan una mejora en la gestión de sus socios contratistas. El uso de un sistema similar de "prueba de presencia" para los contratistas ha dado como resultado un control más preciso de la asistencia y el tiempo de trabajo, asimismo, garantiza que los encargados de las instalaciones estén pagando únicamente por los servicios prestados.  Los contratistas tienen la garantía de que obtendrán una compensación justa por el trabajo que han realizado. En los informes se expone en detalle toda la información necesaria sobre las visitas a un determinado sitio y las actividades, lo cual permite obtener información de gestión junto con la confirmación de las facturas de los contratistas.

Simplificación de la inspección y el mantenimiento de los sistemas de protección contra incendios

Mejoras similares se obtienen al combinar las etiquetas confiables y las plataformas de autenticación con el software de gestión computarizada de mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) para simplificar las inspecciones y el cumplimiento normativo de los equipos de protección contra incendios. Con estas soluciones, las personas encargadas del mantenimiento y cumplimiento normativo de los equipos pueden garantizar que objetos físicos como las válvulas de agua y diversos equipos de rociadores puedan realizar operaciones de forma segura para proporcionar una "prueba de cumplimiento de la normatividad " y "prueba de presencia". Esto permite a los técnicos de campo registrar y responder fácilmente a cada inspección digital, en un entorno en la nube seguro y confiable.

Para utilizar estos sistemas, un técnico solo tiene que dar un toque, con su teléfono inteligente u otro dispositivo NFC, sobre una etiqueta que ha sido incrustada o fijada al equipo del sistema de protección contra incendios. Cada toque constituye una evidencia digital de cada informe de inspección y permite al técnico acceder fácilmente en línea a las solicitudes de servicio técnico y a los registros de mantenimiento automatizados. Con ese mismo toque también se verifica la identidad del trabajador o técnico de campo, y se asegura que las habilidades o credenciales de esa persona sí corresponden a las competencias necesarias para brindar servicio técnico a un equipo específico, y que el trabajador de campo que está haciendo mantenimiento a dicho equipo sea idóneo.

Este tipo de sistema tiene numerosos beneficios. En primer lugar, automatiza el proceso de mantenimiento e inspección, reduce el tiempo de inspección de campo e informa con precisión las pruebas de cumplimiento de la normatividad, lo cual se traduce en un ahorro cuantificable de costos, gracias a la reducción en la mano de obra. Además, las órdenes de trabajo se realizan más rápido y hay una reducción general en el número de visitas al lugar de la instalación. Ambos beneficios ayudan a aumentar el ahorro de costos en general. Las etiquetas pueden funcionar en diferentes entornos sin que se comprometa su legibilidad, y se adhieren a varios tipos de superficies, formas y tamaños, entre otras, objetos redondos y metálicos como válvulas de alarmas y control. 

Crear experiencias conectadas en el lugar de trabajo

La demanda de plataformas de autenticación en la nube que agreguen confianza a las aplicaciones de "prueba de presencia" para mejorar la seguridad y la comodidad del edificio va en aumento. Los encargados de la infraestructura pueden rastrear con precisión los puntos de inspección de seguridad y enviar de inmediato guardias para hacer frente y reportar actividades fraudulentas en todo el edificio. Los guardias de seguridad pueden patrullar las áreas de manera más fácil y eficiente con paradas de vigilancia automatizadas que reemplazan los procesos de inicio de sesión manual. Las organizaciones también pueden etiquetar los equipos de protección contra incendios para conectarlos a Internet, de modo que los técnicos puedan usar sus dispositivos móviles para dar un toque a la etiqueta y acceder a aplicaciones CMMS en la nube, rastrear actividades y automatizar todos los procesos, que antes eran manuales, necesarios para asegurarse de que estos activos están listos en caso de que ocurra una emergencia. Una combinación de etiquetas confiables, plataformas de autenticación en la nube y plataformas de servicios de ubicación ayuda a volver los edificios más inteligentes y seguros: desde cada uno de los puntos de control de los guardias hasta cada equipo de protección contra incendios y la manera en que los usuarios interactúan con los edificios y servicios de las organizaciones.